Hướng dẫn quản trị Mail Gsuite Free cho Admin

Thứ Hai, 9 tháng 7, 2018

Google đã đổi tên dịch vụ Mail của mình từ Mail google apps sang Mail Gsuite. Tất cả tính năng và ứng dụng của hệ thống Mail cũ được giữ nguyên và nâng cấp cao hơn. Mail Gsuite là hệ thống mail quản trị khá đơn giản cho người dùng. Bạn không cần là IT cũng có thể sử dụng được luôn. Sau đây tôi sẽ hướng dẫn nhanh các bạn các quản lý tài khoản Mail Gsuite.
- Đầu tiên bạn vào Links dành cho Admin tại địa chỉ: admin.google.com
nếu bạn vào gặp lỗi: admin.google.com chỉ dành cho tài khoản G Suite. Không thể sử dụng các tài khoản Gmail thông thường để đăng nhập vào admin.google.com(Như hình)
Cách khắc phục: Bạn hãy thoát hết các tài khoản Gmail hoặc mail người dùng rồi đăng nhập lại.
Nếu vẫn không được bạn hãy mở một trình duyệt khác đăng nhập là được.

Lỗi đăng nhập admin Gsuite

Sau khi đăng nhập thành công sẽ hiện ra bảng điều khiển cho Quản trị viên(như hình)

Bảng điều khiển

1: Người dùng(User): Mục này bạn sử dụng đến rất nhiều và thường xuyên khi là Quản trị viên. Mục này bạn có thể tạo mới người dùng, sửa họ tên, địa chỉ mail, xóa người dùng, tạm ngưng, đổi mật khẩu...vv. Quản lý được tất cả các hoạt động của người dùng.

Bạn cũng có thể tạo đồng loạt nhiều mail một lúc nếu bằng việc Upload file mẫu lên không phải tạo tay từng cái(áp dụng cho doanh nghiệp dùng gói nhiều mail).

Nếu có 1 nhân viên nghỉ việc bạn có thể xóa địa chỉ mail đó đi tạo cho người khác mà không ảnh hưởng đển gói mail bạn đang dùng. Dung lượng người mới được 15Gb.

Thông tin người dùng

2: Hồ sơ công ty(Company profile)

- Tiểu sử: Thay đổi tên công ty, ngôn ngữ, Múi giờ, địa chỉ mail phụ môt số điều khoản chính sách của Google.

- Tùy chọn liên hệ: Mục này bạn tham khảo

- Cá nhân hóa: Bạn có Upload logo công ty mình lên cho tất cả người dùng thể hịnh sự chuyên nghiệp cũng như khẳng định thương hiệu doanh nghiệp.

- Một số mục khác bạn chỉ đọc tham khảo.

Hồ sơ công ty(Company profile) trong Gsuite

3: Lập hóa đơn(Billing)

Mục này bạn có thể biết gói Mail bạn đang dùng là gói mail gì, bản miễn phí hay trả phí. Gói bao nhiêu mail và đã tạo bao nhiêu người dùng rồi.

Lưu lý: Bạn không Click vào Nâng cấp lên Gsuite vì khi Click vào đó sẽ nâng cấp bản Miễn phí lên bản Trả phí hàng tháng của Google(3$/user/tháng).

Gói Mail Gsuite Free

4: Báo cáo(report)

Xem chi tiết hoạt động của tất cả người dùng trạng thái đăng nhập, ứng dụng, tài liệu...vv

Báo cáo

5: Ứng dụng(Application):

Bạn có thể tắt mở các ứng dụng của Google cho người dùng một các đơn giản. Bạn cũng có thể tải thêm các ứng dụng Free trên kho ứng dụng của Google về dùng.

Cài đặt ứng dụng

6: Quản lý thiết bị:

Tính năng này chưa áp dụng cho bản Free. Chỉ áp dụng cho bản trả phí

7: Bảo mật(security):

Trong này bạn quan tâm 2 mục chính.

A. Cài đặt cơ bản: Bạn có thể cho người dùng quyền tự lấy lại mật khẩu và quy định độ dài mật khẩu tối thiếu. Bạn muốn bật chế độ xác minh 2 bước qua điện thoại cũng vào mục này. Lưu ý khi bật xác minh 2 bước sẽ không cài đặt được Outlook.

B. Giám sát mật khẩu: Bạn có thể biết người dùng đang để mật khẩu khó hay dễ để có thể nhắc người dùng đặt mật khẩu an toàn hơn tránh bị hack.

Một số mục khác bạn chỉ tham khảo.

Bảo mật(security) trong Gsuite

8: Vai trò quản trị(Administrator role)

Bạn có thể phân quyền bất kỳ mail người dùng làm quản trị viên. Có thể phân rất nhiều người cùng là quản trị viên. Có các mức quản trị viên như sau nhằm giảm tải cho Admin khi phải quản lý nhiều người dùng

- Quản trị viên cao cấp: Là quản trị viên cao nhất của tài khoản Gsuite

- Quản trị viên nhóm: Bạn có thể phần quyền để người này có quyền hành ở một nhóm nào đó.

- Quản trị viên quản lý người dùng: Bạn phân quyền để họ hỗ trợ người dùng

- Quản trị viên bộ phận trợ giúp

- Quản trị viên dịch vụ:

Vai trò quản trị(Administrator role)

9. Nhóm(Group)

Đây là tính năng khá hay của Google Gsuite, cho phép 1 nhóm có thể thảo luận kín với nhau hoặc có chương trình hay chính sách gì mới chỉ cần gửi vào địa chỉ mail nhóm là tất cả người dùng trong nhóm đó đều nhận được luôn. Nhóm là địa chỉ chung gian để chuyển thư không lưu trữ được thư.

Nhóm(Group) trong Gsuite

10. Miền(Domain):

Bạn sẽ biết tài khoản Gsuite của bạn đang được dùng mấy tên miền, tên miền nào là Chính, tên miền nào là phụ. Để biết người bán có cài nhiều tên miền vào 1 gói Gsuite để bán cho bạn không. Hiện Google đang cho cài đặt 1 tên miền chính và 1 tên miền phụ cho tài khoản Gsuite miễn phí.

Miền(Domain)

Trên đây là các mục trong tài khoản quản trị Gsuite miễn phí và hướng dẫn sử dụng qua các mục trong đó. Các bạn chưa hiệu mục nào có thể Lh 0962638668 để được hỗ trợ.

Chúc các bạn sử dụng thành công!

Hỗ trợ online

Tìm nhanh

Bài nhiều người xem

Hướng dẫn quản trị Mail Gsuite Free cho Admin

Giới thiệu

Liên hệ

Liên kết